File và Folder là gì? Bí kíp đặt tên và sắp xếp “thần thánh” cho người mới!
Laptop Back to School
File – Ngôi nhà của dữ liệu
Tưởng tượng mỗi File (tệp tin) như một “ngôi nhà” chứa đựng thông tin, dữ liệu mà bạn tạo ra trên máy tính. Từ văn bản, hình ảnh, âm thanh, video… tất cả đều có thể được lưu trữ trong các File với định dạng riêng. Ví dụ, File Word (.doc, .docx), File ảnh (.jpg, .png), File nhạc (.mp3)…
Việc gom nhóm các dữ liệu liên quan vào cùng một File giúp bạn dễ dàng quản lý, sắp xếp và tìm kiếm hơn.
Nguyên tắc “bất di bất dịch” khi đặt tên File
Tên File thường gồm hai phần: phần tên và phần mở rộng, cách nhau bởi dấu chấm.
- Phần tên: Bạn có thể thỏa sức sáng tạo đặt tên theo ý thích, miễn sao dễ nhớ và phản ánh được nội dung bên trong.
- Phần mở rộng: Đây là phần bắt buộc phải tuân theo định dạng của File. Ví dụ: .docx cho File Word, .xlsx cho File Excel.
Lưu ý: Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như /, , *, <, >, ; trong tên File để tránh lỗi.
Folder – “Ngăn kéo” vạn năng cho File
Nếu File là “ngôi nhà” thì Folder (thư mục) chính là “ngăn kéo” chứa những “ngôi nhà” đó. Folder giúp bạn gom nhóm các File có liên quan với nhau, tạo sự ngăn nắp và dễ quản lý cho hệ thống dữ liệu.
M꿀팁 sắp xếp Folder “thần thánh”, dễ tìm kiếm
Một hệ thống Folder khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm thông tin. Hãy áp dụng ngay những mẹo nhỏ sau đây:
1. Đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu, không dấu
Hãy đặt tên Folder ngắn gọn, súc tích, phản ánh đúng nội dung bên trong. Nên sử dụng ký tự không dấu và dấu gạch dưới “_” thay cho khoảng trắng để tránh lỗi khi sử dụng trên các thiết bị khác.
2. Tuyệt đối không trùng tên Folder
Tránh đặt tên Folder trùng nhau để tránh nhầm lẫn. Hãy thêm các thông tin như mốc thời gian, địa điểm, phiên bản… để phân biệt.
3. Tận dụng triệt để các Folder mặc định
Hệ điều hành thường có sẵn các Folder mặc định như Documents, Music, Videos… Hãy tận dụng chúng để phân loại dữ liệu theo đúng tính chất.
4. Sắp xếp Folder từ lớn đến bé
Hãy hình dung hệ thống Folder như một sơ đồ tư duy, với các Folder chính ở trên cùng và các Folder con phân nhánh bên dưới theo thứ tự logic từ lớn đến bé.
Bằng cách áp dụng những mẹo nhỏ trên, bạn sẽ có một hệ thống dữ liệu gọn gàng, khoa học, giúp việc tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết.
