Bạn đã bao giờ cần gửi email vào một thời điểm cụ thể nhưng lại sợ quên? Việc lên lịch gửi email tự động sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách hẹn giờ gửi email trong Microsoft Outlook trên máy tính, giúp bạn quản lý công việc một cách chuyên nghiệp và tối ưu thời gian.
Tại sao cần hẹn giờ gửi email?
Lên lịch gửi email không chỉ giúp bạn tránh quên gửi những email quan trọng mà còn cho phép bạn:
- Gửi email vào giờ “vàng”: Bạn có thể lên lịch gửi email vào thời điểm người nhận dễ dàng đọc nhất, tăng khả năng email được chú ý.
- Chuyên nghiệp hơn: Gửi email chúc mừng sinh nhật đúng ngày, gửi báo cáo đúng hạn mà không cần thức khuya dậy sớm.
- Quản lý thời gian hiệu quả: Soạn email khi rảnh rỗi và lên lịch gửi sau, giúp bạn tập trung vào công việc khác.
Hướng dẫn hẹn giờ gửi email trong Outlook
I. Hẹn giờ gửi cho một email cụ thể
Hẹn giờ gửi email Outlook
- Soạn email: Mở Outlook, soạn email mới, nhập địa chỉ người nhận và nội dung như bình thường.
- Mở tùy chọn: Trong tab “Message”, click vào biểu tượng mở rộng nhỏ ở góc phải của mục “Tags”.
- Thiết lập hẹn giờ: Trong cửa sổ “Properties”, tích chọn “Do not deliver before”, sau đó chọn ngày và giờ bạn muốn gửi email. Click “Close”.
- Gửi email: Click “Send”. Email sẽ được lưu trong thư mục “Outbox” và sẽ được tự động gửi vào thời gian đã đặt.
II. Hủy hoặc thay đổi lịch gửi
Hủy hoặc thay đổi lịch gửi
- Mở email đã hẹn giờ: Vào thư mục “Outbox”, mở email bạn muốn hủy hoặc thay đổi lịch gửi.
- Mở tùy chọn: Trong tab “Message”, click vào biểu tượng mở rộng ở mục “Tags”.
- Hủy hẹn giờ: Bỏ tích “Do not deliver before” để gửi email ngay lập tức.
- Thay đổi lịch gửi: Điều chỉnh ngày và giờ trong mục “Do not deliver before”. Click “Close”.
- Xác nhận gửi lại: Click “Send” để lưu thay đổi và gửi lại email.
III. Trì hoãn gửi tất cả email
Thiết lập rule trì hoãn
Tính năng này cho phép bạn trì hoãn việc gửi tất cả email trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này hữu ích khi bạn muốn xem lại email trước khi gửi hoặc muốn tránh gửi email ngoài giờ làm việc.
- Mở Rules and Alerts: Trong tab “Home”, chọn “Rules” > “Manage Rules & Alerts”.
- Tạo rule mới: Click “New Rule”.
- Chọn mẫu: Dưới “Start from a blank rule”, chọn “Apply rule on messages I send” > “Next”.
- Áp dụng cho tất cả email: Click “Next” và sau đó “Yes” để xác nhận áp dụng rule cho tất cả email gửi đi.
- Thiết lập thời gian trì hoãn: Chọn “defer delivery by a number of minutes”. Click vào “a number of” và nhập số phút muốn trì hoãn. Click “OK” > “Next”.
- Đặt tên và kích hoạt rule: Đặt tên cho rule (ví dụ: “Trì hoãn 10 phút”), tích chọn “Turn on this rule now” > “Finish”.
Lưu ý quan trọng
- Tính năng hẹn giờ gửi email chỉ hoạt động khi Outlook đang mở. Nếu Outlook đóng, email sẽ được gửi khi bạn mở lại ứng dụng.
- Tùy chọn hẹn giờ không khả dụng trên Outlook web.
Kết luận
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn nắm vững cách hẹn giờ gửi email trong Outlook. Hãy áp dụng ngay những thủ thuật này để quản lý email hiệu quả hơn và nâng cao năng suất làm việc. Đừng quên chia sẻ bài viết nếu bạn thấy hữu ích!
